Тайм менеджмент- Искусство управлять своим временем

Июнь 15th, 2011

Тайм менеджмент — это действие или процесс тренировки осознанного контроля над количеством своего времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором увеличиваются продуктивность и эффективность.
Тайм менеджмент- включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: правильную постановку целей, планирование, анализ временных затрат, распределение, составление списков и расстановка приоритетов делегирование, мониторинг, организация.

Тайм менеджмент- “Искусство управлять своим временем” – является необходимым инструментом для успешного развития любого предприятия, а так же личного роста и достижения поставленных целей.

Тайм менеджмент - “Искусство управлять своим временем” непосвященного приводит к вопросу, а что такое на самом деле время и как, собственно, им управлять? Что такое время — никто толком не знает, и различных гипотез на эту тему существует множество. Наиболее мною любимое определение звучит так: Время — это то, что не дает всему происходить одновременно. Такое определение само по себе определяет суть процесса управления временем: структурирование и эффективное распределение имеющегося временного ресурса между имеющимися делами и стоящими задачами, включая определение их очередности и продолжительности.

В принципе, планирование и распределение времени — это просто. Точно так же просто, как считать деньги.

На сегодняшний день существует множество систем планирования (только мне известно более 10), но большинство из них мало чем отличаются друг от друга, а многие из тех, что не похожи на остальные, малопригодны для повседневной практической деятельности и носят больше философский характер.

Та система, которую выбрал Азъ для собственного использования и с которой хочу познакомить Вас, представляет собой набор наиболее применимых практически и удобных в использовании способов и методов планирования. До некоторых из которых Азъ дошел сам, другие же взяты из различных систем других авторов.

Резонно может возникнуть вопрос о полезности тайм-менеджмента. А зачем, мол это нам надо, и так справляемся. Отвечу: возможно, что и не надо, пусть каждый для себя решит, а чтоб наглядно было предлагаю провести Вам хронометраж своей жизни хотя бы в течение недели. Более не надо и так будет понятно. Спустя неделю Вы воочию убедитесь сколько Вашего драгоценного времени пропадает в пустую. Поверьте, убеждает самых яростных скептиков.

Тайм менеджмент - “Искусство управлять своим временем”.
Долгосрочное и перспективное планирование представляет собой интерес для разумных людей, но сам я придерживаюсь точки зрения, что наиболее важной для практической деятельности частью системы тайм менеджмента является ежедневное планирование. В свою очередь, основным моментом в ежедневном планировании я считаю определение приоритетов дел и задач.

Обо всем по порядку.
Итак, что же нужно для того, чтобы начать планировать? В первую очередь , ясно представлять себе имеющиеся в наличии ресурсы и необходимые объемы затрат этих ресурсов. Говоря проще, сколько дел и задач у нас есть или нам предстоит, и каковы запасы времени на их выполнение.

Помнится на одном семинаре по тайм менеджменту на вопрос «что нужно сделать в самом начале?» — один менеджер дал такой ответ: «Открыть органайзер.» J Бесспорно. Именно это лучше всего сделать в первую очередь, если конечно в органайзере есть на что смотреть и при условии, что он у Вас вообще имеется.

Перечень дел, предстоящих сделать в определенный день у среднестотисческого человека , скорее всего будет выглядеть следующим образом: дела, запланированные ранее на этот день, перенесенные (не выполненные накануне), периодические, незапланированные. Конечно же, незапланированные — они и есть незапланированные, а значит, в наш план в его первоначальном виде не внесенные.

Тайм менеджмент – учит искусству управлять своим временем. Для начала предстоит сделать самое, на мой взгляд, интересное, а именно — произвести оценку предстоящих дел. Оцениваем: важность, срочность, продолжительность.

Оценка важности — Большинство людей делает это интуитивно, и такой способ хорош, если решение о важности того или иного дела нужно принять быстро, на ходу. Если же есть время подумать, проанализировать, посчитать, то лучше прибегнуть к одному из способов, позволяющим привнести в принимаемое решение больше объективности.

Срочность — дело понятное. Срочность зависит от других людей — партнеров , клиентов, поставщиков, чиновников и т.п. Срочность — это близость того момента, к которому некоторое дело должно быть сделано обязательно.
Сочетание же важности и срочности называют приоритетом, и исходя из него определяют очередность дел.

Выглядит это так:
Приоритет «А»: те дела, которые мы называем первоочередными, неотложными, важнейшими, и т.д. Это то, за выполнение чего следует браться, как только оно возникло, и пока не закончим, не заниматься ничем другим. Это те дела, результаты которых приносят наибольшую выгоду либо пользу, и это те дела, невыполнение которых приводит к последствиям, наихудшим из возможных.

Приоритет «В»: это дела, которые являются важными, но не срочными. Их нужно сделать обязательно, но можно заняться этим позже, после того, как сделаны дела первоочередные.

Приоритет «С»: дела, которые не являются важными (или, другими словами, являются менее важными, чем те, о которых говорилось в предыдущих двух абзацах), но тем не менее, их нужно сделать к определенному сроку. Лучше всего такое дело кому-нибудь поручить. Если же некому, его можно отложить, но при этом помнить, что дело слишком долго откладываемое однажды может стать неотложным.

Поручая же что-то другому человеку, нужно ясно представлять себе следующие моменты: кому именно, и почему именно этому человеку следует данное дело поручить; как, с помощью чего и в какие сроки он должен это поручение выполнить; как будем контролировать исполнение. Необходимо также учитывать собственную систему приоритетов того человека, которому даем поручение, и позаботиться о том, чтобы выполнение порученного имело для него приоритет достаточно высокий.

Оценка продолжительности. Если кратко, то ВЕРОЯТНУЮ продолжительность предстоящих дел мы оцениваем на основании опыта, своего либо чужого. Конечно же, нередко реально на что-то приходится потратить больше времени, чем планировалось, но бывает и так, что то, что можно было бы сделать быстрее, тянется заметно дольше только потому, что так было запланировано.

Далее логика проста. Имеющийся запас времени мы распределяем между запланированными на данный день делами в соответствии с их приоритетом (очередностью), резервируем 40% запас на дела непредвиденные и на так называемую «спонтанную активность», то, что не уместилось в сегодняшний план переносим на другие дни, и приступаем.

Конечно же, в реальности все несколько сложнее и не получается так просто, стройно и красиво. Но, если у нас есть конкретный план того, что нужно и что предстоит делать, он помогает нам ориентироваться в том, что происходит, где находимся и что делать дальше.

На последок предложу вашему вниманию такие советы:
Возьмите за правило вести хронометраж своей жизни. Первую причину, по которой это стоит делать, я уже называл, вторая заключается в том, что хронометраж является очень мощным инструментом повышения самодисциплины.

Делая регулярно хронометраж, Вы бессознательно, сами того не замечая будите становиться людьми более собранными и организованными.
Отмечая, сколько времени и на что потратили, отмечайте также, какую пользу вам это принесло и каким образом это помогло вам в достижении ваших главных жизненных целей и реализации ценностей. Из чего следует, что если вдруг у вас еще нет глобальных целей и ценностей, немедленно ими обзаведитесь.
Обязательно выполняйте план в письменном виде. От того, что просто было составлено в голове, легко отмахнуться.

P.S. Помните высказывание «Время — деньги»? Хочу высказать надежду и пожелать, что сегодня я помог вам начать более успешно превращать ваше время в ваши наличные деньги.

Для более полного ознакомления, изучения и практического применения предлагаю Вам курс по тайм менеджменту. В своё время изучив его Азъ по другому посмотрел на время и цели которых хочу добиться и теперь считаю тайм менеджмент одним из необходимых инструментов для достижения нового качества жизни.

Для удобства восприятия курс содержит аудио и текстовый формат.

Статья подготовлена при поддержки Александра Хилько.

2leep.com